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Comment rédiger une lettre administrative électronique

Comment rédiger une lettre administrative électronique

Ecrire une lettre administrative comme une demande d’emploi ou de stage peut s’avérer difficile lorsqu’on ne dispose pas de bonnes pratiques. Un certain nombre de règles doit en effet être respecté lors de la rédaction d’une lettre administrative électronique comme l’utilisation d’une signature électronique.

Structure d’une lettre administrative

Une lettre administrative doit respecter une structure bien définie pour être efficace. Il existe en effet un modèle à respecter en matière de rédaction administrative et cela concerne principalement la forme. Une lettre administrative doit en effet comprendre, un en-tête, un corps et une formule de politesse. L’en-tête est ce qui va permettre au destinataire de connaitre l’auteur de la lettre mais aussi son objet. Il doit contenir le nom de l’auteur, son titre de civilité, la date de rédaction, le lieu mais aussi l’objet. Il doit être placé à gauche et les informations doivent être placées du plus particulier vers le général, en commençant par le nom et la fonction ainsi que l’adresse. La partie droite est réservée aux informations concernant le destinataire ainsi que la date. L’objet de la lettre doit également apparaître sur l’en-tête après les informations concernant l’auteur et le destinataire. C’est seulement à la fin de la lettre que doit être insérée la signature électronique.

Le contenu d’une lettre administrative

Outre l’en-tête, une lettre administrative doit être subdivisée en trois parties. L’introduction doit commencer par une formule d’appel qui va principalement dépendre de la qualité du destinataire. Il faut ensuite introduire le sujet de façon délicate en évitant les accroches classiques qu’on trouve dans toutes les lettres administratives. Pour qu’une lettre soit efficace, il faut qu’elle soit originale mais tout en respectant les règles de politesse. Le développement doit être introduit dans l’introduction pour que le destinataire connaisse l’objectif même du courrier. C’est dans cette partie qu’il faut donc détailler et d’expliquer ce que l’on attend du destinataire. Le développement doit également être correctement structuré en utilisant des paragraphes pour éviter les surcharges. Les paragraphes doivent cependant être reliés entre eux avec des connecteurs logiques. La conclusion correspond généralement à l’avant-dernier paragraphe de la lettre. Elle résume le développement et doit être cohérente avec tout le contenu de la lettre depuis l’introduction. C’est dans cette partie qu’on peut faire part de ses propositions, de sa demande ou de son opinion. Pour finir, la lettre administrative doit être terminée par une formule de politesse ainsi qu’une signature électronique.